如何提高办公室工作效率,行政人员如何提高工作效率

职场中想要提高工作效率,千万不要考虑那些表面功夫,解决工作效率的最佳途径就是:一定要从根子上解决工作效率的问题。找到提高工作效率的根本,相当于在职场上“做对的事情”,而不仅仅是“把事情做对”,聚焦在去找那些无法从根本上解决工作效率的方法。正如一部手机,它的运行速度在于运行系统的设计,而不在于什么提升运行速度的app。底层逻辑错了,一切都是枉然。按照这样的指引,提升职场工作效率的根本方法应该特别关注如下几点:

一、提升自己的人际能力。

职场上,很少有单靠自己就能完成工作的事儿。举个例子,生产效率离不开公司对人的相关政策,而对人的相关政策掌握在HR部门的手中,而HR部门又听命于公司的决策者,所以,生产管理者要运用到“人际能力”去说服HR部门和公司的决策者,改变那些不利于“效率”的人事政策。人际能力包含了各种不同的子能力:沟通能力、谈判能力、说服能力、团队建设、适应能力、决策能力等等。一个人缺乏这些能力,就很难获得职场上的配合与协助。从事HR的人都知道,公司要招聘一名高管,从招聘的效率来讲有两个:一个是猎头渠道,一个是让现有的高管直接推荐认识的人。猎头渠道需要不小的成本支撑,让现有的高管直接推荐自己认识的人,需要占用他们的时间和精力。人际能力强的人,能够通过各种分析说服决策者拿出钱来用于猎头的费用,也能够通过与高管们的沟通,让高管们乐意帮助HR去寻找公司所需的高管空缺。

人际能力强的人,在职场上的工作如鱼得水,游刃有余,从而从根本上提升了工作效率。人际能力差的人,在部门合作、岗位合作、指令执行、团队工作意愿等获得效率支持的方面会困难重重,提高工作效率只能落在空空的一张写着详细、周密计划的纸上。

二、提升自己的专职能力。

如果一个人在自己的专职领域缺乏知识、缺乏素养、缺乏技能,提升效率就会成为一句空话。我们不敢想象一个做营销的人,如果不知道如何去做市场调研、了解客户的真实需求,不知道如何去细分市场,不知道如何能找到目标客户,不知道如何发现和制定市场营销的策略,不知道如何按照策略分解出相应的行动和任务,如何谈得上提升工作效率。专职能力是提升工作效率的基础之一。专职能力可以让一个职场上的人从专业角度很快找到有效的工作方法,从而做出有效的决策。有人说,马云不懂互联网、不懂程序开发,却能把阿里巴巴做得如此成功,那是因为互联网、程序不是马云的专职工作,找人、用人、确定高维度结构、确定方向才是他的专职工作。所以,职场上的人必须把自己的专职能力提升到与别人相比的较高水平,才能使提升工作效率成为可能。

三、学会让别人替你干活。

个体的力量永远小于团队的力量。农民种地为什么效率不高,是因为什么都是自己在做,从耕地、买种、下种开始,到施肥、浇水、收割、入仓,统统都是自己包揽。我们把他成为“农业化”式的工作方法,他们认为自己什么都会,不用请别人帮忙。职场上也有很多这样的人,什么事情都是自己亲手去做,怕打扰别人,怕影响别人,怕别人不高兴,如同“农业化”式的工作心态一样。我们需要用“工业化”的手法提升自己的工作效率。所以职场人,应该把自己的工作任务,分解成若干小的动作,然后安排别人来承担自己的一部分小动作,这样的模式,就不是自己挨个地一件件去完成任务,而是几个任务同时进行。这更需要我们第一条所说的“人际能力”。我们可以把这种形式称为“项目管理”。为什么项目管理如此盛行?就是因为项目管理是计划、WBS、任务摊派、目标确定的集合。有些人,在职场上,不善于利用他人,工作效率永远停留在一个水平上。

四、永远要求自己“做对的事情”。

我们不敢说,一个人能够永远在“做对的事情”,但必须把“做对的事情”始终装在自己的脑子里。在职场上的每一项决策、决定在确认前,多问问自己,是不是在“做对的事情”,方向究竟正不正确,这样可以“对的事情”的正确几率。“做对的事情”是提升工作效率的“技术”基础。我曾经见到过一个在电脑上打字速度相当快的人,但是她的打字效率却非常地,我可以常常听到她“噼里啪啦”的键盘声,随之就是“啪啪啪啪”删除声,十个字,一秒完成,出错,然后又花一秒删除,再花一秒重新打字输入,再次删除,再重新输入,如此往复。总体算下来七八秒打不了十个字,为什么?每次按下去的键都是错误键,要么就是按键是对的,但总是选择第一个不对的那个字。所以,有些人看上去快,听上去快,风风火火,其实没有一点效率可言。始终把“做对的事情”当做自己做事的警示牌、警钟,提升“做对的事情”的几率,工作效率就会提升。

五、让自己拥有良好的身体素质。

职场上的人如果一味地沉迷于工作,废寝忘食,忘记了好身体对于工作效率的影响,那么身体的素质会下降,脑子的反应速度也会下降。身体状况会严重影响一个人的效率,让一个人无心工作。牙痛的人是无法集中注意力工作的?感冒头痛的人是无法沉下心来工作的,更不要说提升工作效率。有些甚至还不得不住进医院。人住进医院,无法工作,所有的时间都会浪费掉,以前的“高效率”在这个时候被平摊,成为“低效率”。良好的身体素质是提升工作效率的保障。所以,职场人要从饮食、休息、锻炼几个维度多加注意。今天浪费的半小时锻炼,可以在以后的“高效工作中”补回来。今天花二十分钟研究饮食对于身体的影响,也会在以后的“健康”状态下把损失的二十分钟补回来,或许补回来的时间远远大于二十分钟。

身体是提升工作效率的战略性思考,千万别大意。

六、那些因素会降低工作效率呢?

因为这不是我们这个题目的内容,我们就简单做一个归纳。

1. 行动快过脑子。有些人还没想透一件事情就立即投入行动,看上去快,实际上慢。

2. 学习“大佬”们的“每天休息四小时”精神。这完全是一种错误。“大佬”们凌晨2:00睡觉,早上4:30起床的案例在网上疯传,但是他们是靠什么维护自己的身体的?你不知道。所以,别乱学这些不良的习惯。每个人的生物钟不一样,关键还是自己醒着的时候做什么。休息不够,脑子反应慢,怎么会有高工作效率?

3. 不够专业。专业能力低下,会让自己的工作效率大大降低。

4. 情商不过关。人的效率往往会被情绪影响。心里装着都是“不爽”、“愤恨”,注意力就会下降,更别谈工作效率。

5. 人际关系差。人际关系不好,心情不好,导致没人愿意帮你,导致没人愿意支持自己,导致自己的工作意愿降低,导致工作效率低下。

相信大家都会有不同的经验和感受,欢迎大家留言,分享你的观点。

要高效的工作通常跟时间管理有关,这是一个简单的认知,但是要做好却不容易!浪费时间的原因有缺乏明确的目标,办事拖延,缺乏优先顺序,缺乏条理与整洁,不会拒绝,简单事情复杂化…等等。管理时间的方法也有很多,例如分清轻重缓急,马上行动,杜绝拖延,在要求工作时,必须要求时限,定期做各类整理,利用工具…等等。

我们挑几项来谈谈。轻重缓急,其实应该是急重轻缓,也就是急迫且重要性高的是最优先的,重要但不是太急则次之。为了避免老是有太多”急迫”的事情,我们平时应该要把65~80%的时间用来做重要事情的规划。在我们每天的工作时段中,也有效率的问题,例如早上10~11点充满活力、干劲足适合处理重要紧急的事情,思考问题。中午 13:00~15:00:思考迟钝、精神萎靡就适合做些巡检,沟通协调的事,到了下午4~5点,属于比较冷静的时段,我们可以更新专案计划、进度,制订短期的工作计划等等。

我通常会开玩笑的说,看一个人电脑的桌面,就知道一个人的工作效率大致是如何了?电脑桌面几乎是占据了整个屏幕,莫说电脑的运行速度受影响,光是要找一个文档就要花比别人多的时间。纸质文件的整理与归档也是同样的道理,所以我们要定期做各类文档/邮件的整理,包括给档案名称/邮件主旨适当的命名。

在利用工具方面,时间管理有多种工具,诸如甘特图、时间计划表、面信、流程图、鱼骨图、便签等都是非常好的工具。由于现在基本都是智能手机,定时管理、备忘录、便签、日历、闹钟提醒等都是非常好的时间打理工具。

最后我想提醒的是,除了时间管理外,很多人的工作效率不高,原因之一是电脑技能不足。我们会看到有些人在操作Excel时键指如飞,有些人的速度则差距很大。所以加强自己的电脑技能也是必须的。

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